A melhoria contínua faz parte da cultura da sua empresa?
Em tempo em que a concorrência no mercado está cada vez mais acirrada, não se atentar às novas tendências e estar avesso às mudanças pode custar muito caro.
Nesse sentido, a sua empresa precisa absorver a cultura de melhoria contínua.
Aliás, não é por acaso que a prática é buscada por empresas que desejam o aprimoramento dos seus processos.
Além disso, as pessoas com foco na cultura da melhoria contínua na empresa contribuem para redução de custos, para a melhoria da produtividade e conquista de novas oportunidades.
Nesse ínterim, essa filosofia é muito benéfica para clientes e a sociedade em geral.
Entretanto, você pode estar se perguntando: então o que é melhoria contínua e como posso aplicá-la nos processos da minha empresa?
Vamos lá!
O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua da empresa consiste em métodos e estratégias usadas por uma empresa para melhorar serviços, produtos ou processos.
Atualmente, quando nos referimos à melhoria contínua em processos de uma empresa, falamos de vantagem competitiva.
Em sequência, sua finalidade é ajudar todos os colaboradores a analisarem todos os processos internos da empresa.
Dessa forma, é possível ter uma visão clara sobre quais processos melhorar, encontrar os gargalos, reduzir custos e aumentar a qualidade.
Nesse sentido, melhorar os processos da empresa é encarado como algo estático, com data de início e data de fim.
Pelo contrário, é preciso que haja continuidade, já que a melhoria contínua é um esforço ininterrupto.
Ademais, a melhoria contínua deve ser aplicada em qualquer tipo de organização, independente do seu porte ou do segmento que atua.
Quais são os quatro princípios básicos da melhoria contínua
1) Objetivo: O que será melhorado na sua empresa?
Assim como em todo início de planejamento, é necessário fazer um estudo crítico sobre o que precisa ser melhorado.
Desse modo, existe um ponto importante de frisar: Para saber em qual processo focar, é necessário ouvir seus clientes.
Às vezes a melhoria que os colaboradores veem como necessária não é a mesma que o cliente prioriza.
2) Métricas: Saiba com precisão se está melhorando ou não
A única maneira de saber realmente se o processo está melhorando ou não, é por meio das métricas. Não adianta apenas ter um planejamento e não mensurar o resultado.
Ou seja, não focar somente em “quero melhorar x processo” e sim em “quais ações irei realizar para melhorar x processo”.
Só então, a partir das métricas, verificamos se precisa de mudanças no percorrer ou se o planejamento está trazendo os resultados esperados.
3) Padronização: Processos cíclicos
É necessário que todos os colaboradores participem dos processos dos princípios básicos da melhoria contínua.
Caso contrário, como identificar em qual parte do processo precisa ser melhorada?
Quais são as técnicas de melhoria contínua?
Para otimizar processos, existem 4 técnicas de melhoria contínua. São elas:
- Kaizen
- Lean Manifacturing
- Seis Sigma
- PDCA
Confira suas principais definições:
Kaizen
Este método foi criado no Japão com a filosofia focada na busca de melhorias e aprendizado na prática.
Basicamente, o método ensina a distribuir pequenas tarefas diárias para obtenção de melhores resultados no seu trabalho.
Nesse modelo, colaboradores são mais produtivos quando possuem aprendizado autogerenciado.
Lean Manufacturing
Este método, criado dentro do sistema Toyota de produção, baseia-se na redução de desperdícios dos processos com foco na demanda do mercado.
Ademais, sabemos que desperdícios são processos que não agregam valor aos clientes.
Nesse sentido, dentro deste método é utilizado o seguinte escopo: para obter melhoria contínua é necessário estudar quais processos não agregam valor geral e excluí-los.
PDCA
Este método é focado no Controle Total da Qualidade, ou seja, expandir a entrega de resultados de um processo.
Para tanto, é necessário que toda cadeia que participa da melhoria contínua do processo participe: funcionários, clientes, parceiros de negócios e distribuidores.
O PDCA possui 5 etapas:
- P (do inglês – Plan) = Planejamento
- D (do inglês – Do) = Execução
- C (do inglês – Check) = Verificação
- A (do inglês – Act) = Ação
Nesse sentido, a melhoria contínua não trará resultados expressivos rapidamente. É preciso envolver todos os colaboradores, implantando esta cultura na empresa.
Dessa forma, ao implantar e escolher qual técnica usará, deve-se ter em mente que o processo é cíclico e que pode-se mudar caso não obtenha o resultado desejado.
E, para implantar a melhoria contínua na sua empresa, você pode utilizar apenas uma ferramenta ou combiná-las para ver avanços nos processos organizacionais.
Seis Sigma
Este é um método criado pela Motorola nos Estados Unidos.
Nesse ínterim, seus principais objetivos são: melhorar a qualidade, reduzir os desperdícios e diminuir a variabilidade dos produtos e/ou serviços.
Desse modo, manter um padrão de qualidade e diminuir reduzir erros são os dois pilares deste método.
Qual a relação entre a melhoria contínua de processos e o uso de um software certo?
O uso de um software de gerenciamento de fluxo de trabalho na melhoria contínua é essencial para a obtenção de processos eficientes.
Nesse contexto, algumas atividades diárias como envio de e-mails podem ser automatizadas com plataformas de gerenciamento de workflow.
Dessa forma, aqui na Newfy utilizamos o Pipefy como plataforma.
Com ele, conseguimos automatizar ações, durante o processo de implementação de Normas ISO, que em outros tempos seria feito manualmente.
Ademais, um dos benefícios de uma plataforma de workflow é que todos podem encontrar e seguir os fluxos de trabalho, padronizando o procedimento e tornando os resultados mais consistentes.
A plataforma proporciona opções agregadas de métricas, relatórios e registros.
Se você deseja otimizar os processos de implementação de normas, entre em contato com nossos especialistas e potencialize a transformação digital na sua empresa.
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